7 cose da inserire in un messaggio di benvenuto Airbnb

Un messaggio di benvenuto ben strutturato riduce del 70% le domande degli ospiti prima del check-in e aumenta la probabilità di ricevere una recensione a 5 stelle. Ecco cosa non può mancare.

Perché il messaggio di benvenuto è importante

Gli ospiti raramente leggono tutta la descrizione dell’annuncio al momento della prenotazione, specialmente se prenotano con molto anticipo. Il messaggio di benvenuto, inviato 48–72 ore prima del check-in, è il momento giusto per comunicare tutto ciò che gli serve sapere.

Un buon messaggio di benvenuto:

Riduce le chiamate e i messaggi last-minute
Fa sentire gli ospiti accolti prima ancora di arrivare
Previene incomprensioni su check-in, regole e servizi
Aumenta la probabilità di una recensione positiva

1. I tuoi dati di contatto

Presenta te stesso brevemente e fornisci tutti i modi per contattarti:

Numero di telefono (e WhatsApp)
Email
Un contatto alternativo per emergenze (familiare, co-host)

Anche se gli ospiti possono contattarti tramite Airbnb, avere un numero diretto li fa sentire più sicuri.

2. Istruzioni dettagliate per il check-in

Questo è il punto più critico. Non dare nulla per scontato:

Orario di check-in (e costi per check-in anticipato, se previsti)
Dove si trova l’ingresso dell’edificio (con foto se possibile)
Come aprire il portone
Come aprire la porta dell’appartamento (codice serratura, chiave in cassetta, ecc.)
Dove si trovano le chiavi dentro l’appartamento

Se usi una serratura smart, indica il codice temporaneo e le istruzioni per usarla.

3. Come raggiungere l’appartamento

Non assumere che gli ospiti sappiano orientarsi. Fornisci:

Indirizzo completo con CAP
Link a Google Maps
Opzioni di trasporto pubblico dalla stazione e dall’aeroporto, con costi approssimativi
Parcheggio nelle vicinanze (gratuito/a pagamento)
Come chiamare un taxi o usare app locali

4. Le istruzioni specifiche dell’appartamento

Ogni appartamento ha le sue peculiarità che possono confondere un ospite. Includi:

Come funziona il riscaldamento/aria condizionata
Come funziona lo scaldabagno (se non è automatico)
Come funziona la lavatrice (se disponibile)
Dove si trova il WiFi e la password
Raccolta differenziata (dove e come)
Dove si trovano lenzuola extra, asciugamani, phon

5. Le regole della casa

Ribadisci le regole principali in modo amichevole:

Orario di silenzio
Politica sugli ospiti extra
Politica su fumo e animali
Come gestire eventuali problemi

Una formulazione neutra funziona meglio di una lista di divieti: “Per rispetto dei vicini, vi chiediamo di mantenere un volume normale dopo le 22:00” suona meglio di “VIETATO fare rumore dopo le 22”.

6. Attrazioni e consigli locali

Questo elemento è spesso sottovalutato ma molto apprezzato:

3–5 ristoranti nelle vicinanze (con una frase su cosa offrono)
Supermercato più vicino
Principali attrazioni turistiche e come raggiungerle
Farmacia, ATM, tabaccheria

Un elenco curato di consigli locali differenzia la tua ospitalità da quella di un hotel anonimo.

7. Informazioni sul check-out

Preparare gli ospiti al check-out evita malintesi:

Orario di check-out
Cosa fare con le chiavi
Eventuali operazioni richieste (svuotare il frigo, spegnere le luci, fare raccolta separata)
Come lasciare una recensione su Airbnb (un gentile promemoria)

Template base per il messaggio di benvenuto

Ciao [Nome],

siamo felici di accoglierti a [Nome Appartamento]!

Ti ricordiamo che il check-in è dalle [orario] alle [orario].
Per accedere: [istruzioni specifiche — codice serratura/chiave]

📍 Indirizzo: [indirizzo completo]
📱 Per ogni necessità: [telefono]

[Link Google Maps]

Nei prossimi paragrafi trovi tutto quello che ti serve sapere:
– Come raggiungere l'appartamento
– Come funziona la casa
– I nostri consigli locali

[Sezioni dettagliate...]

Check-out: entro le [orario].
[Istruzioni checkout]

Buon soggiorno!
[Nome]

Automatizzare l’invio del messaggio di benvenuto

Se gestisci più proprietà, inviare manualmente questo messaggio per ogni prenotazione è dispendioso. I principali PMS (Lodgify, Smoobu, Hostaway) permettono di creare template automatici con variabili dinamiche ({nome_ospite}, {codice_serratura}, {data_checkout}) che vengono inviati automaticamente ai tempi giusti.

→ I migliori PMS per automatizzare la comunicazione con gli ospiti